Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter im Vorzimmer des Landrates

Der Kreis Mettmann sucht für sein Team im Landratsbüro eine
 
Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter im Sekretariat des Landrates in Vollzeit
 
Die Eingruppierung erfolgt nach Entgeltgruppe 7 TVöD.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Wochenstunden.

Aufgabengebiet:

Der Landrat hat als gewählter Repräsentant des Kreises Mettmann und als Leiter von Kreisverwaltung und Kreispolizei (mit insgesamt rund 2.200 Beschäftigten) durch seine zahlreichen Funktionen, Zuständigkeiten und Kontakte einen dicht gefüllten Terminkalender.
 
Entsprechend lebhaft gestalten sich der Tagesablauf und die Arbeit in seinem Vorzimmer.
 
Dort müssen Termine koordiniert und vorbereitet werden, sind Besprechungen und Gäste zu betreuen, ist die Post zu bearbeiten und Korrespondenz zu führen. Der Arbeitstag im Kreishaus ist oft turbulent und herausfordernd, aber auch abwechslungsreich und interessant.
 

Im Einzelnen sind Sie zuständig für folgende Aufgabenbereiche:


1) In eigener Zuständigkeit
 
 
  • bereiten Sie alle Termine für die ehrenamtlichen stellvertretenden Landräte vor, die den Landrat bei der Repräsentation des Kreises unterstützen. Hier fallen insbesondere Terminkoordination und Führung des Terminkalenders in Outlook, Beschaffung von Informationen und Repräsentationsgaben, Vorbereitung von Terminmappen)

  • koordinieren Sie die Glückwünsche zu Geburtstagen sowie Ehe- und Altersjubiläen durch den Landrat

 
2) Zudem unterstützen Sie die erste Vorzimmerkraft sowie im Rahmen der Abwesenheits- und Urlaubsvertretung bei

 
  • der Koordination aller Termine für den Landrat, der Führung des Terminkalenders, der Erörterung der Tages- und Wochenplanung mit dem Landrat sowie der Erstellung von Zu- oder Absagen bei Einladungen und Terminanfragen

  • der täglichen Postbearbeitung für den Landrat (Sichtung, Sortierung, Vorlage und Verteilung aller Posteingänge; Bearbeitung der Postausgänge)

  • der Vorbereitung repräsentativer Termine des Landrates

  • der Organisation von Dienstreisen des Landrates (u.a. Buchung von Flügen und Hotelzimmern)

  • allgemeinen Sekretariatsaufgaben (z.B. Entgegennahme und Vermittlung von Telefonaten, Empfang von Gästen und Besuchern, Materialbeschaffung im Büro, Herrichtung von Besprechungsräumen)

Anforderungen (diese Voraussetzungen müssen Sie zwingend mitbringen):

Erfolgreicher Abschluss einer Ausbildung zur / zum
 
  • Kauffrau / Kaufmann für Bürokommunikation / Büromanagement
  • Bürokauffrau / Bürokaufmann
  • Bankkauffrau / Bankkaufmann
  • Rechtsanwaltsfachangestellten

Erwartet werden zudem:

Fachliche Kompetenz für das Aufgabengebiet
  • eine gute schriftliche wie mündliche Ausdrucksfähigkeit

Eine ausgeprägte persönliche Kompetenz
  • Große Zuverlässigkeit und Sorgfalt
  • Besondere Vertraulichkeit und Verschwiegenheit
  • Selbstbewusstes Auftreten

Eine ausgeprägte soziale Kompetenz
  • Fähigkeit und Bereitschaft zur engen vertrauensvollen Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen im Landratsbüro
  • Höfliches und serviceorientiertes Auftreten geprägt von guten Umgangsformen gegenüber den Besucherinnen und Besuchern des Landrates sowie allen Ansprechpersonen innerhalb und außerhalb des Hauses

Digitale Kompetenz
  • Ein grundlegendes informationstechnisches Verständnis und Interesse
  • Sichere Beherrschung der MS-Office-Programme (insbesondere Terminkoordination via Outlook, Erstellung von Serienbriefen, Erstellung und Pflege von Tabellen/Listen, ggf. Bearbeitung von Präsentationen)


Der Kreis Mettmann bietet als Arbeitgeber viele Vorteile und Anreize - u.a. eine flexible Arbeitszeitregelung, individuelle Fortbildungschancen, optimale Technik am Arbeitsplatz sowie ein kollegiales Miteinander.

Landrat Thomas Hendele und die Kolleginnen und Kollegen des Landratsbüros freuen sich auf ein engagiertes neues Teammitglied, das im täglichen Trubel die gute Laune, einen kühlen Kopf und die Übersicht behält.


Für weitere Informationen steht Ihnen der Büroleiter des Landrats, Herr Martin Schlüter, unter der Tel. 02104/991226 bzw. E-Mail: martin.schlueter@kreis-mettmann.de gerne zur Verfügung.

Ihre Bewerbung richten Sie bitte bis zum 17.11.2019 über das Online-Bewerbungsformular an das Personalamt, Abteilung "Personalservice und -entwicklung".

Bei technischen Rückfragen zur Online-Bewerbung, Fragen zum Bewerbungsprozess sowie Fragen zu den Bewerbungsvoraussetzungen (Anforderungen) wenden Sie sich gerne an bewerbungen@kreis-mettmann.de. 

In Bezug auf die Stellenausschreibungen gilt, dass der Frauenförderplan der Kreisverwaltung Mettmann für die Stellenbesetzungen Anwendung findet. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht.